진행비·영수증·현장 정산 — 가지급부터 예산 대비 실집행 보고까지

진행비는 금액이 작고 건수가 많아 하루만 미뤄도 맞추기 어려워져요. 누가 얼마를 언제 받았는지 기록하고, 받은 돈은 개인 돈과 섞지 않아요. 회사 카드를 쓰면 카드별 사용자를 정해 두고, 현금은 봉투나 지갑을 따로 둬요. 원칙은 하나예요. 언제든 남은 돈과 영수증 합계를 더하면 받은 금액과 같아야 해요.

흔한 실수는 정해져 있어요. 개인 카드로 먼저 내고 나중에 청구하다 영수증을 잃어버리는 일, 영수증 한 장에 여러 회차 지출을 섞는 일, 남은 현금을 다음 날 그냥 이어 쓰다 차액의 출처를 모르게 되는 일이에요. 하루에 한 번 맞추는 습관이면 대부분 막을 수 있어요.

• 바로 받기 — 지출하는 그 자리에서 받아요. 나중에 받으러 가는 영수증은 대부분 사라져요.
• 바로 적기 — 영수증에 회차, 용도, 쓴 사람을 적거나 사진을 찍어 메모와 함께 올려요.
• 종류 맞추기 — 회사가 인정하는 증빙(세금계산서, 카드 영수증, 현금영수증 등)을 미리 정해 두고 그대로 받아요.
• 영수증이 없을 때 — 받을 수 없는 지출은 회사가 정한 방식으로 그 자리에서 기록을 남겨요.
• 항목 나누기 — 식사, 차량, 소모품, 장소처럼 예산 항목에 맞춰 나눠 모으면 정산이 빨라요.
• 큰 지출은 먼저 묻기 — 정해 둔 금액보다 큰 지출은 쓰기 전에 제작부장이나 라인 프로듀서의 확인을 받아요. 진행비는 작은 지출을 빠르게 처리하려는 돈이에요.

1. 01영수증 모으기랩 뒤에 제작부원마다 그날 영수증과 남은 돈을 모아요. 사진으로 먼저 올린 영수증도 원본을 함께 챙겨요.
2. 02합계 맞추기영수증 합계와 남은 돈을 더해 받은 금액과 맞는지 봐요. 차이가 나면 그날 바로 찾아요. 기억이 남아 있는 그날 밤이 차이를 찾기 가장 쉬운 때예요.
3. 03항목별로 적기정산표에 날짜, 회차, 항목, 거래처, 금액, 증빙 종류를 한 줄씩 적어요.
4. 04주간 정산과 보충주 단위로 정산표와 영수증 원본을 회계 담당에게 넘기고, 쓴 만큼 진행비를 다시 받아요.

정산한 금액은 예산 항목마다 실집행으로 옮겨 예정액과 나란히 봐요. 식사처럼 회차에 비례하는 항목은 지금까지의 회차 수로 남은 회차의 지출을 미리 짐작할 수 있어요. 차이가 크면 이유를 한 줄로 적어 라인 프로듀서에게 보고해요. 넘친 항목이 보이면 남은 회차에서 무엇을 줄일지, 예비비를 쓸지 그 주 안에 정해요. 영수증 원본은 정산표 순서대로 묶어 보관하고, 사진 사본도 같은 이름으로 정리해 두면 결산과 감사 때 바로 찾을 수 있어요.

PDNote 예산 화면에서는 항목마다 예정액과 실집행, 거래처, 결제 상태를 적고 항목을 회차나 장소에 연결할 수 있어요. 스태프 인건비는 진행비와 따로, 출근표로 만든 정산서를 확정하면 예산의 실집행에 들어가요.