仮払いと領収書 — 受け取りから予算と実績の報告まで

仮払いは少額で件数が多いため、1日遅れるだけでも合わせるのが難しくなります。誰がいついくら受け取ったかを記録し、自分のお金とは決して混ぜないようにします。会社のカードを使う場合はカードごとに使う人を決め、現金は専用の封筒や財布に入れます。ルールはシンプルで、どの時点でも残金と領収書の合計が受け取った額と同じでなければなりません。

よくある失敗は決まっています。個人のカードで払って後で請求しようとして領収書をなくす、複数の撮影日を1枚の領収書にまとめる、残った現金を翌日に持ち越して差額の出どころがわからなくなる、といったことです。1日に1回合わせるだけで、ほとんどは防げます。

• その場でもらう — 支払ったときに領収書を受け取ります。後でもらうつもりの領収書はたいてい消えます。
• すぐに書く — 撮影日、用途、使った人を領収書に書くか、写真を撮ってメモといっしょにアップロードします。
• 種類を合わせる — 会社が認める書類（明細付きの領収書、カードの控え、請求書など）を前もって決め、そのとおりのものをもらいます。
• 領収書がないとき — 領収書が出ない支出は、会社が求める方法でその場で記録します。
• 分類ごとに分ける — 予算の項目（食事、車両、消耗品、ロケーション）ごとに領収書を集めると精算が早くなります。
• 大きな支出は事前に相談 — 決めた額を超える支出は、使う前に制作担当かラインプロデューサーの了承を得ます。仮払いは小さな支出をすばやく処理するためのものです。

1. 01領収書を集める撤収後、各制作部員のその日の領収書と残金を集めます。写真でアップロード済みの領収書も原本を保管します。
2. 02合計を合わせる領収書の合計と残金を足し、受け取った額と一致するか確認します。差額があればその日のうちに探します。記憶が新しいその夜がいちばん見つけやすい時間です。
3. 03分類ごとに記録する日付、撮影日、分類、支払先、金額、領収書の種類を、仮払い精算書に1行ずつ入力します。
4. 04週ごとの精算と補充毎週、精算書と領収書の原本を経理に渡し、使った分の仮払いを補充してもらいます。

精算した金額を項目ごとの実績として予算に移し、予定と並べて見ます。食事のように撮影日数に比例する項目は、ここまでの日数から残りの日の支出を見積もれます。差が大きければ理由を1行で書き、ラインプロデューサーに報告します。超過しそうな項目があれば、残りの日で何を削るか、予備費を使うかをその週のうちに決めます。領収書の原本は精算書と同じ順番でまとめ、写真のファイル名もそろえておくと、最終精算や監査のときにすぐ見つけられます。

PDNoteの予算では、項目ごとに予算額、実績、支払先、支払い状況を入力し、撮影日やロケ地と結び付けられます。スタッフの給与は仮払いとは別に管理し、タイムシートから作った支払明細を確定すると、実績として予算に入ります。